I tandvården är sällan en patient bara en persons ansvar i taget. En behandlare tar bilder, en kollega granskar, någon kompletterar journalen och ibland behöver flera personer snabbt kunna se och agera på samma information.
Det här är vardag på många kliniker. Ändå har normen varit att bygga journal- och röntgensystem på en logik som utgår från en användare i taget, vilket inte längre är nödvändigt när man använder moderna tekniska lösningar.
I Frenda Röntgen har vi under våren moderniserat just den upplevelsen.
‒ När vi började titta närmare på hur Frenda Röntgen används såg vi ett tydligt mönster: flera personer arbetar ofta på samma patient samtidigt, säger Martin Claesson som är produktägare för Frenda Röntgen.
‒ I cirka 20 procent av fallen där något görs i Frenda Röntgen är minst två personer inne på samma patient samtidigt. Parallellt arbete är inte ett undantag – det är vardag på många kliniker.
Därför har vi lagt stort fokus på att göra upplevelsen bättre när flera personer jobbar med samma patient samtidigt.
Ett återkommande önskemål från våra användare är att alltid minska antalet onödiga klick. Det tar tid, stör flödet och skapar friktion i arbetsdagen.
Ett konkret exempel är uppdateraknappen i Frenda Röntgen. Många användare klickade ofta manuellt för att försäkra sig om att de såg den senaste informationen. Efter uppdateringarna vi gjort under våren minskade antalet klick på uppdateraknappen från i snitt cirka 4000 klick per dag till cirka 2 000 klick per dag.
Det är en halvering, och i månadens uppdateringar släpper vi fler förbättringar.
‒ Vi ser dessutom att antalet klick fortsätter minska även när vi inte släpper nya versioner, antagligen för att användarna litar mer och mer på att de alltid har den senaste informationen.
När vi träffar tandvårdspersonal ser vi hur stor skillnad det gör när systemet stödjer verkliga arbetsflöden. Ett vanligt skav i äldre system är att bara en person i taget kan arbeta med en patients journal eller röntgenbilder i taget.
Tidigare uppdaterades hela vyn i Frenda Röntgen för andra användare så fort någon annan gjorde en ändring. Det kunde störa arbetet och bryta flödet och det skedde ungefär 16000 gånger per dag fördelat på våra drygt 1000 kliniker.
Efter förbättringar som har släppts successivt under våren så är de uppdateringarna nu borta. Nu kan vi stötta de arbetssätt klinikerna redan har på ett bättre sätt.
Frenda Röntgen är byggt på ett enklare sätt där fler kan arbeta samtidigt i samma bilder och ha tillgång till samma information i realtid.
För kliniken betyder det ett smidigare flöde. För teamet betyder det mindre frustration och för patienten betyder det att besöket kan fortsätta utan onödiga avbrott.
Vårens förbättringar är en del av ett större arbete med att modernisera Frenda Röntgen. Vi vill minska friktion, ta bort onödiga moment och göra Frenda ännu mer självklart i klinikens vardag.
I kommande releaser fortsätter vi att bygga vidare på samma princip: funktioner som märks genom att arbetet flyter bättre.
‒ För oss handlar utveckling inte bara om att lägga till mer. Det handlar om att göra rätt saker enklare. När flera personer arbetar med samma patient samtidigt ska det kännas precis så naturligt i systemet som det gör på kliniken, avslutar Martin.
Parodjournalen har varit en central del av Frenda Journal sedan starten, och med tiden har det framkommit att det finns förbättringar att göra i den nuvarande lösningen för att bättre stödja klinikernas arbetsflöden. Genom insikter från en omfattande kundundersökning och klinikbesök har Frenda valt att börja arbete med att bygga om parodjournalen från grunden för att skapa en mer flexibel, överskådlig och användarvänlig lösning.
Vi satte oss ner med UX/UI-designers Jens och Joel, samt Frenda Journals produktägare Emma för att fråga om hur processen sett ut, och hur vi ligger till idag.
Under årens lopp har många användare uttryckt önskemål om förbättringar i parodjournalen. Efter att ha fokuserat på mindre justeringar har det nu blivit tydligt att en mer genomgripande förändring är nödvändig. Ute på klinikerna finns det många smidiga och flexibla arbetssätt som i vissa fall inte går i linje med de tekniska verktygen. För att möta dessa behov valde Frenda att gå tillbaka till ritbordet och ta ett helhetsgrepp på utvecklingen.
Vi bestämde oss för att ta ett helhetsgrepp snarare än att göra små riktade förändringar. Vi vill uppnå en säkrare, mer flexibel och mer lättarbetad parodjournal – Emma
Frendas årliga kundundersökning visade att parodjournalen är ett av de områden där det finns förbättringsönskemål. Genom att analysera svaren har Frenda kunnat identifiera de mest kritiska delarna som behöver förbättras, vilket har stärkt beslutet att utveckla en helt ny lösning. Engagemanget från användarna var rekordhögt, och de många detaljerade svaren gav värdefulla insikter om hur systemet bör utformas för att bättre stödja vårdgivarnas arbete.
Vi har inte i någon annan del av Frenda sett ett så stort engagemang från våra användare att hjälpa till och besvara enkäter om enskilda funktioner i Frenda. Det glädjer oss att så många användare tog sig tiden att besvara enkäten och det har hjälpt oss enormt – Jens
För att säkerställa att den nya parodjournalen möter verkliga behov genomförde Frenda också klinikbesök, både hos privata och regionala aktörer. Dessa besök inkluderade observationer av arbetssätt och intervjuer med tandhygienister, tandsköterskor och parodontologer. En viktig insikt från besöken var att den nuvarande parodjournalen inte stödjer arbetsflödena optimalt, vilket leder till onödiga arbetsmoment.
Vi besökte kliniker ute hos både privata och regionala aktörer för att se hur de arbetar och vilka behov de har. Vi fick många insikter kring hur deras flöden ser ut och hur de vill jobba för att minska interaktioner med datorn och kunna lägga mer fokus på undersökning eller behandling istället för att navigera runt i Frenda – Joel
Frenda närmar sig nu testfasen där utvalda användare kommer att få testa delar av den nya parodjournalen. Parallellt fortsätter utvecklingen av fler funktioner som successivt kommer att testas innan hela den nya lösningen implementeras.
Parodjournalen är en av de mest centrala delarna av Frenda Journal och används dagligen av en stor grupp tandvårdspersonal. Den spelar en avgörande roll både för behandlare och patienter genom att visualisera parodontal hälsa, möjliggöra uppföljning och förbättra kommunikationen mellan vårdgivare. Därför är det av yttersta vikt att den fungerar smidigt och effektivt.
I parodjournalen finns möjligheten att registrera stora mängder data, vilket talar för vikten av att detta ska kunna göras effektivt och säkert – Emma
Den nya parodjournalen innebär en omfattande förändring som kan kräva viss omställning för användarna. För de som är vana vid den nuvarande lösningen kan det initialt kännas ovant, men designen har tagits fram för att vara intuitiv och enkel att lära sig. Användarna kommer att kunna anpassa sina arbetsflöden efter egna preferenser, samtidigt som journalens översikt förbättras för enklare jämförelser och kommunikation med patienter.
För de som är vana med Frendas nuvarande lösning kommer det krävas lite tid att träna om muskelminnet, men vi har sett under utvecklingstiden när vi testat att det inte tar lång tid för testarna att förstå och anpassa sig. – Joel
Den kunskap och de insikter som Frenda har fått under utvecklingen av den nya parodjournalen kommer att appliceras på andra delar av journalsystemet framöver. Målet är att successivt modernisera Frenda Journal och säkerställa att systemet är intuitivt, effektivt och anpassat efter användarnas behov.
Med den nya parodjournalen tar Frenda ett stort steg mot en mer användarvänlig och effektiv plattform för tandvårdspersonal. Användarnas feedback har varit avgörande för utvecklingen, och Frenda ser fram emot att snart kunna lansera en lösning som gör en positiv skillnad i vardagen ute på klinikerna.
I slutet på november fattade riksdagen ett nationell beslut om att ta bort den kostnadsfria tandvården för patienter mellan 20-23 år, gällande från och med årsskiftet 2024/2025. För att kompensera för detta då införs ett dubbelt ATB för denna åldersgrupp, samtidigt som det nuvarande dubbla ATB för 24-29-åringar tas bort.
Med Frendas tjänst Massutskick kan du enkelt meddela alla dina patienter om denna ändring via ett brevutskick. Längst ner i denna artikel finns det en Wordmall att ladda som du kan utgå ifrån, eller så skapar du en egen.
Du hittar också länkar till supportartiklar gällande hur du använder Massutskick i Frenda, samt hur du laddar upp brevmallen. Se gällande avtal för prisuppgift.
Frenda Support svarar gärna på frågor gällande hur denna funktion används i Frenda, men kan inte svara på frågor gällande Word.
Ladda ner brevmallen med information gällande lagändringen här. Fyll i uppgifter gällande din specifika klinik själv.
Länk till supportartikel gällande Frenda Massutskick
Länk till supportartikel gällande Brevmall
Frendas digitala incheckning ger dina patienter möjligheten att själva checka in när de anländer för sitt besök. Med Frendas digitala incheckning frigör ni tid som kliniken kan lägga på annat. Vad du gör med tiden är upp till dig.
Med webbtidboken får dina patienter möjlighet att själva boka eller omboka tider via webben samtidigt är det ni på kliniken som har kvar kontrollen över vilken typ av tider som går att boka och när.
Webbtidboken minskar trycket på klinikens telefon och ger kunderna möjlighet att boka själva även utanför era telefontider. En service många förväntar sig idag.
