Parodjournalen har varit en central del av Frenda Journal sedan starten, och med tiden har det framkommit att det finns förbättringar att göra i den nuvarande lösningen för att bättre stödja klinikernas arbetsflöden. Genom insikter från en omfattande kundundersökning och klinikbesök har Frenda valt att börja arbete med att bygga om parodjournalen från grunden för att skapa en mer flexibel, överskådlig och användarvänlig lösning.
Vi satte oss ner med UX/UI-designers Jens och Joel, samt Frenda Journals produktägare Emma för att fråga om hur processen sett ut, och hur vi ligger till idag.
Under årens lopp har många användare uttryckt önskemål om förbättringar i parodjournalen. Efter att ha fokuserat på mindre justeringar har det nu blivit tydligt att en mer genomgripande förändring är nödvändig. Ute på klinikerna finns det många smidiga och flexibla arbetssätt som i vissa fall inte går i linje med de tekniska verktygen. För att möta dessa behov valde Frenda att gå tillbaka till ritbordet och ta ett helhetsgrepp på utvecklingen.
Vi bestämde oss för att ta ett helhetsgrepp snarare än att göra små riktade förändringar. Vi vill uppnå en säkrare, mer flexibel och mer lättarbetad parodjournal – Emma
Frendas årliga kundundersökning visade att parodjournalen är ett av de områden där det finns förbättringsönskemål. Genom att analysera svaren har Frenda kunnat identifiera de mest kritiska delarna som behöver förbättras, vilket har stärkt beslutet att utveckla en helt ny lösning. Engagemanget från användarna var rekordhögt, och de många detaljerade svaren gav värdefulla insikter om hur systemet bör utformas för att bättre stödja vårdgivarnas arbete.
Vi har inte i någon annan del av Frenda sett ett så stort engagemang från våra användare att hjälpa till och besvara enkäter om enskilda funktioner i Frenda. Det glädjer oss att så många användare tog sig tiden att besvara enkäten och det har hjälpt oss enormt – Jens
För att säkerställa att den nya parodjournalen möter verkliga behov genomförde Frenda också klinikbesök, både hos privata och regionala aktörer. Dessa besök inkluderade observationer av arbetssätt och intervjuer med tandhygienister, tandsköterskor och parodontologer. En viktig insikt från besöken var att den nuvarande parodjournalen inte stödjer arbetsflödena optimalt, vilket leder till onödiga arbetsmoment.
Vi besökte kliniker ute hos både privata och regionala aktörer för att se hur de arbetar och vilka behov de har. Vi fick många insikter kring hur deras flöden ser ut och hur de vill jobba för att minska interaktioner med datorn och kunna lägga mer fokus på undersökning eller behandling istället för att navigera runt i Frenda – Joel
Frenda närmar sig nu testfasen där utvalda användare kommer att få testa delar av den nya parodjournalen. Parallellt fortsätter utvecklingen av fler funktioner som successivt kommer att testas innan hela den nya lösningen implementeras.
Parodjournalen är en av de mest centrala delarna av Frenda Journal och används dagligen av en stor grupp tandvårdspersonal. Den spelar en avgörande roll både för behandlare och patienter genom att visualisera parodontal hälsa, möjliggöra uppföljning och förbättra kommunikationen mellan vårdgivare. Därför är det av yttersta vikt att den fungerar smidigt och effektivt.
I parodjournalen finns möjligheten att registrera stora mängder data, vilket talar för vikten av att detta ska kunna göras effektivt och säkert – Emma
Den nya parodjournalen innebär en omfattande förändring som kan kräva viss omställning för användarna. För de som är vana vid den nuvarande lösningen kan det initialt kännas ovant, men designen har tagits fram för att vara intuitiv och enkel att lära sig. Användarna kommer att kunna anpassa sina arbetsflöden efter egna preferenser, samtidigt som journalens översikt förbättras för enklare jämförelser och kommunikation med patienter.
För de som är vana med Frendas nuvarande lösning kommer det krävas lite tid att träna om muskelminnet, men vi har sett under utvecklingstiden när vi testat att det inte tar lång tid för testarna att förstå och anpassa sig. – Joel
Den kunskap och de insikter som Frenda har fått under utvecklingen av den nya parodjournalen kommer att appliceras på andra delar av journalsystemet framöver. Målet är att successivt modernisera Frenda Journal och säkerställa att systemet är intuitivt, effektivt och anpassat efter användarnas behov.
Med den nya parodjournalen tar Frenda ett stort steg mot en mer användarvänlig och effektiv plattform för tandvårdspersonal. Användarnas feedback har varit avgörande för utvecklingen, och Frenda ser fram emot att snart kunna lansera en lösning som gör en positiv skillnad i vardagen ute på klinikerna.
Projektet att implementera Frenda Journal i de fyra regionerna Blekinge, Sörmland, Östergötland och Örebro har varit en omfattande resa för Frenda, och alla personer som varit inblandade i projektet. Målet var att samarbeta nära med regionerna för att skapa en smidig övergång, med förhoppningen att det Frenda Journal skulle göra vardagen enklare för alla som arbetar med tandvård i regionerna. Med över 100 personer involverade i projektet, och tusentals påverkade användare, var detta Frendas mest omfattande implementering hittills. Vi pratade med Adam von Peltzer och Anil Ekimler, huvudprojektledare för projektet, om deras erfarenheter, utmaningar och lärdomar.
Projektet inleddes efter att Frenda vunnit en offentlig upphandling som ställts ut av regionerna. Arbetet startade med en heldagsworkshop för nyckelspelarna, där en första plan för implementationen lades fram. Eftersom regionerna hade olika arbetssätt och behov var det avgörande att skapa en flexibel och samtidigt strukturerad plan. Tack vare ett starkt team och noggrann planering kunde driftstarten ske enligt tidsplan.
– Vi har från början följt en komplex och detaljerad projektplan och många väldigt duktiga människor har varit involverade.
Att leverera en omfattande lösning till fyra regioner, var en av de större utmaningarna då regionerna driftsattes i tät följd efter varandra. Genom att arbeta tätt med varje region, lyssna på deras behov och anpassa systemet utifrån verksamhetens specifika krav, lyckades implementeringen genomföras med framgång, även om det här och där givetvis dök upp oväntade hinder. Effektiv och noggrann projektledning är en av de viktigaste byggstenarna för att kunna nå ett lyckat resultat, och en grundförutsättning för att de problem som dyker upp längs vägen ska kunna lösas.
– Vår roll som huvudprojektledare är och har varit att samarbeta med kundens projektorganisation och etablera samarbetet gällande den fortsatta vidareutvecklingen och samverkan med kund. Det är en otroligt rolig och utmanande roll, som möjliggörs genom ett väldigt bra stöd från alla på Frenda
Fyra regioner med samma kravbild
När fyra regioner ska driftsättas samtidigt kräver varje delmoment noggrann planering, anpassning och en vilja från alla inblandade att hantera komplexa problem längs vägen. Det var avgörande att samtliga aktörer hade en gemensam förståelse och målbild, och utan engagemanget från regionerna hade det varit omöjligt att kunna nå ett lyckat resultat.
– Leveransen har varit till fyra olika regioner, där alla utgår från samma kravbild. Detta skapar givetvis komplexitet, och regionernas samarbete sinsemellan har varit imponerande.
Ett av de mest minnesvärda ögonblicken under projektet var såklart själva driftstarterna. Teamet arbetade intensivt över helgerna för att säkerställa att alla användare kunde komma igång som planerat på måndag morgon. Denna insats, och det positiva mottagandet från användarna, har varit en stor källa till stolthet.
Samtidigt har projektet varit en möjlighet för Frenda att vidareutveckla sina arbetsmetoder. Genom att samla in feedback från både tandvårdspersonal och projektmedarbetare har vi identifierat förbättringsområden och fått idéer för hur framtida implementeringar skulle kunna optimeras. Erfarenheterna från samarbetet med regionerna kommer att användas för att ytterligare förbättra Frendas produkter och kommande implementeringar.
Utöver de många lärdomar projektet har gett Frenda som företag, så har både Adam och Anil lärt sig mycket på ett personligt plan.
Hela Frenda är stolta över det vi har åstadkommit i det här projektet, och ser med spänning fram emot alla våra kommande projekt!
Frendas mission är att ”Förbättra tandhälsan genom en enklare vardag för alla som arbetar med tandvård”. Vi är övertygade om att det är bra för våra kunder, deras patienter och för vårt samhälle. Det skapar en stor vinst som kan mätas både i ekonomiska och mänskliga värden.
Missionen vägleder oss i vår vardag, i de beslut vi tar och hur vi väljer att utveckla våra produkter.
Med vår tandvårdsplattform vill vi skapa en enklare vardag, och förhoppningen är att vi kan bygga så enkla lösningar att våra kunder får mer tid över till allt det där andra – det som händer utanför Frenda. Mer tid till patienterna och mer tid att utveckla den egna verksamheten. I en enklare vardag slösas mindre tid på strul med teknik som inte fungerar eller på krånglig administration.
Vi är faktiskt glada när det finns fler som väljer att lösa problem på samma sätt som vi gör, det innebär att vi har gjort rätt. Till exempel var det många som skakade på huvudet när vi var först ut med en molnlösning för svenska tandvården. Idag är det en hygienfaktor för journal- och röntgensystemen. Vi vill fortsätta skapa innovationer och lösningar som inspirerar andra. I förlängningen gör det vardagen enklare för alla som arbetar med tandvård, inte bara för dem som är kunder hos oss.
– Säkerhet är A och O för Frenda, för det är vad våra kunder förväntar sig av oss. Vi hanterar patientdata, jag tycker att det är bland den mest känsliga informationen som finns.
Nu är det många som pratar om cyber- och IT-säkerhet. Adam beskriver att Frenda tycker mer om att prata om informationssäkerhet. – Det är det bredare begreppet, där man kollar på vad människor gör med information och om hur man skyddar den. IT-säkerhet är de tekniska åtgärderna man sedan sätter in.
Insikten om att säkerhet är viktigt är djupt rotad i den svenska tandvårdskåren. Inte minst för att det är väldigt känslig information som hanteras varje dag. – Vi vill vara den säkraste parten på den svenska dentalmarknaden. Det gör vi inte bara för att det är ”good practice”, det finns många krav som kommer från lagstiftningen. Frenda är byggt av tandläkare för tandläkare, och tandläkare tycker att det är viktigt med säkerhet.
Bland de tusen kliniker som använder Frenda så finns det många som har gjort valet utifrån säkerhetsaspekten. – Jag tycker att fler borde göra det. Inte minst bör man se över hur sina befintliga leverantörer ser på informationssäkerhet. Om majoriteten av ens känsliga information ligger i ett och samma system är det viktigt att man har järnkoll på det systemet. Frenda berättar gärna vad vi gör säkerhetsmässigt.
En första signal som är värdefull att leta efter i val av nya leverantörer är certifieringen ISO 27001. Det är den internationella standarden för ledningssystem för informationssäkerhet. – Standarden innebär att man behöver gå igenom hela sin organisation från topp till botten, från höger till vänster och utifrån och in för att se på all information man behandlar. För att sedan se över risker och åtgärder så att informationen är säker. Det bästa med standarden är att den också ställer krav på ständig förbättring!
När Frenda var först i Sverige med en molntjänst för tandvården fanns det dem som skakade på huvudet och inte förstod värdet. Idag har det blivit en hygienfaktor på marknaden. – Våra kunder kan ställa väldigt höga säkerhetskrav på oss, dessutom ställer vi samma höga krav på alla våra leverantörer.
Vägen till en certifiering går via en extern granskning av en oberoende part som intygar att informationssäkerhetsarbetet håller en god nivå. – Samtidigt är det viktigt att titta på vad certifikatet omfattar, så att säkerhetsarbetet är relevant för det man vill skydda. Vårt ISO 27001-certifikat ser till att vi har skydd för all användardata, all affärsdata och all patientdata som vi får från våra kunder.
”Informationsbehandling är grundläggande för Frendas framgång, och skyddet och säkerheten för den informationen är en prioritet på styrelsenivå.”Utdrag ur Frendas informationssäkerhetspolicy
”Informationsbehandling är grundläggande för Frendas framgång, och skyddet och säkerheten för den informationen är en prioritet på styrelsenivå.”
Vurmandet för informationssäkerhet har varit en kärna i bolaget sedan dag ett, därför är det också en av de första sakerna som ny personal får i sin introduktion. Det följer sedan med i vardagen med interaktiva internutbildningar och återkommande säkerhetstester. – När vi gör riskanalyser för vår operativa verksamhet bjuder vi alltid in alla avdelningar. Det handlar mycket om att ställa frågan ”Ser ni någon risk?” och göra det i hela organisationen. Delaktigheten gör det roligare och gör att fler vågar flagga för de risker som finns. Kärnan är helt enkelt att fler förstår vad vi gör och varför vi gör det.
Är det farligare nu är tidigare?
– Jag skulle absolut säga att det är farligare, men samtidigt är systemen säkrare. Det är de som är omedvetna med sina system som tar den största risken.
Även om begreppet ”Ransomware” saknas i de senaste årens nyordslistor så har det hittat in i det allmänna medvetandet. – I grund och botten handlar det om att någon låser din information och kräver pengar för att du ska få tillbaka den. Det är ju inte som att du har avtal med den som har låst din information, så det är alltid osäkert om du får tillbaka den eller om den har sparats någon annan stans.
I många av attacker är det ofta äldre system som blir utslagna. Den viktigaste säkerhetsrutinen en organisation kan införa är att ständigt hålla sina system uppdaterade, säkerhetsuppdateringar släpps för att täppa till kända sårbarheter. – Det kommer fler och fler verktyg på marknaden för alla dem som vill något illa. Med de verktygen och automatisk genomsökning av system som har sårbarheter så blir det lättare för dem att utnyttja sårbarheterna.
Den som vill hålla en hög nivå av säkerhet behöver vara noga med att alltid ha de senaste versionerna installerade av sina system. I Frenda sker uppdateringarna automatiskt och det är inte möjligt att använda en äldre version.
Det har aldrig hänt att Frenda har påverkats av ett angrepp, samtidigt är en viktig del av informationssäkerhetsarbetet att planera för det. – Vi planerar alltid för intrång. Hur ser vi till att skadan blir så liten som möjligt om det skulle ske? Till exempel segmentering av information eller att vi krypterar all data. Både i kommunikation och lagring. Använder man Frenda så har man alltid backup på sin information. Vi tar väldigt täta backuper i tid, som alltid finns på flera geografiska platser och vi sparar dessutom backuper som inte går att nå från internet.
Utöver att ha en god uppdateringshygien och säkra backuper är det viktigt att tänka på den mänskliga faktorn. – Det vanligaste är när någon har klickat på en olämplig länk eller installerat ett program som inte är hämtad från leverantörens officiella hemsida.
I grunden är det en bra sak att vi lägger mer tid på att prata om informationssäkerhet. – Fler och fler blir medvetna, om grundnivån blir högre så är hela säkerhetsnivån högre.
